Jak przygotować się do zdalnej pracy biurowej?

Telepraca, czyli najczęściej praca z domu z wykorzystaniem Internetu to duże ułatwianie, ale jest to rozwiązanie nie dla każdego. Ważne są nie tylko kwestie technicznego przygotowania, ale również otoczenie i charakter człowieka. Praca wykonywana zdalnie ma swoje zalety i wady. Co musisz wiedzieć przed przejściem na zdalny system pracy?

Bycie zdalnym pracownikiem

  • Miej samodyscyplinę. Wyrób sobie poranną rutynę. Przygotowując się do pracy, wykonaj poranną toaletę, ubierz się do „biura”. Nie zaczynaj telepracy w piżamie z rozczochranymi włosami. Czuj się tak, jakbyś „wychodził do biura”.
  • Pracuj w gabinecie. Ważne jest posiadanie odrębnego pokoju, jeśli nie mieszkasz sam. Wywieszaj na klamce, napis: „Nie przeszkadzać”. Nie pozwól, aby cię rozpraszano. Zamykanie drzwi od wewnątrz może pomóc, szczególnie jak masz małe dzieci.
  • Dla twojej rodziny, twoja praca zdalna powinna być „świętością”. Jeśli idziesz pracować do gabinetu, poinformuj rodzinę, że to taka sama sytuacja jak wychodzenie z domu do biura i jakby wtedy, ciebie nie było w domu, ale jednocześnie oczekujesz spokoju za ścianą.
  • Zorganizuj wygodne, biurowe krzesło, a także przestronne biurko, miejsce na bieżące i ogólne dokumenty. Komputer i dobre, szerokopasmowe, internetowe połączenie jest również istotne.
  • Jeśli twój pracodawca wymaga regularnych wideo-konferencji, tym lepiej. Z psychologicznego punktu widzenia to pomaga. Nie będziesz czuć się izolowany od świata, nadal będziesz mieć kontakt z zespołem twarzą-w-twarz.
  • Twój gabinet jest twoim biurem, a twój pracodawca może wymagać podawania aktualnego statusu w komunikatorze internetowym (chatroom, Skype itd.): „dostępny” lub „z dala” lub „niedostępny”. Jeśli idziesz do toalety, robisz sobie pracowniczą przerwę ustawiasz status „z dala”, poza godzinami pracy „niedostępny”. Gdy jesteś „dostępny” to aktualnie pracujesz, wtedy musisz odpowiadać na emaile, czy odbierać rozmowy natychmiast. Zawsze patrz przez pryzmat „bycia w biurze”. Nie oszukuj pracodawcy na czasie pracy.
  • Rozmowy głosowe z zespołem najlepiej przeprowadzać z wykorzystaniem słuchawek z wbudowanym mikrofonem, podobnych do tych używanych w call center. W sklepach można znaleźć tanie i dobre urządzenie. Takie rozmowy przeprowadzane są z wykorzystaniem komunikatorów internetowych lub za pomocą strony WWW udostępnionej przez pracodawcę. Słuchawki z wbudowanym mikrofonem uwolnią twoje ręce, a więc łatwiej będzie się pracować.
  • Wideo-rozmowy, wideo-konferencje wymagają rzecz jasna kamery internetowej. Wszystkie dzisiejsze laptopy mają wbudowaną kamerę, a jeśli korzystasz z komputera PC i monitora bez wbudowanej kamery, to bez problemu znajdziesz tanią i solidną w sklepie. Przy transmisji wideo wymagane jest szybkie i stabilne (szerokopasmowe) łącze internetowe, najlepiej minimum 20 Mb/s.

To zadaniem pracodawcy jest techniczne przygotowanie ciebie do bycia telepracownikiem.

Masz firmę i jesteś pracodawcą?

Poznaj kroki, jakie musisz przedsięwziąć, aby zaoferować swoim pracownikom pracę zdalną. Nie podam tutaj wszystkich możliwości, bo jest ich cała masa. Traktuj to jako wstęp, podstawową wiedzę, którą we własnym zakresie poszerzysz.

Wirtualna Sieć Prywatna (po angielsku: Virtual Private Network – VPN) często jest podstawą w pracy zdalnej. Nie jest zawsze wymagana, ale często – szczególnie w większych firmach – konieczna. Firmowa sieć VPN pozwoli twoim pracownikom na bezpieczne łączenie się z zasobami firmy, tak jakby byli oni w biurze siedziby firmy.

Pisząc o VPN nie mam na myśli tych samych usług VPN, które często są opisywane na tym portalu w zakresie ochrony prywatności i bezpiecznego połączenia internetowego. Usługi VPN takich firm jak Nord VPN, Surfshark, Express VPN do łączenia się z wewnętrzną siecią firmy i pracy zdalnej się kompletnie nie nadają. Usługi tych i podobnych firm mają na celu zaszyfrowanie połączenia internetowego, dzięki temu nikt nie będzie w stanie podejrzeć, co robisz, gdzie jesteś i jakie strony odwiedzasz. Usługi tych firm nie stworzą bezpiecznego mostu między pracownikiem, a siecią komputerową pracodawcy.

Kiedy potrzebujesz firmowej sieci VPN?

To proste. Jeśli twoi pracownicy muszą się dostać do księgowego oprogramowania, systemu CRM, firmowej bazy danych, plików i innych e-zasobów firmy, które są dostępne tylko w siedzibie firmy w lokalnej sieci komputerowej firmy, to ze względów bezpieczeństwa musisz uruchomić firmową usługę VPN, za pomocą serwera VPN u siebie w firmie.

Kiedy nie potrzebujesz sieci VPN?

To jest również proste. Gdy twoi pracownicy korzystają z „chmurowych” rozwiązań, albo nie muszą się łączyć z wewnętrznymi zasobami firmy, to sieci VPN możesz uniknąć.

„Chmurowe” rozwiązania to na przykład oprogramowanie księgowe, CRM, marketingowe, archiwum dokumentów i inne, których dane dostępne są albo na serwerach w Internecie, albo tworzą bezpieczne połączenie (są swego rodzaju mostem – usługi zdalnego dostępu) między pracownikiem i jego komputerem, a danymi firmy umiejscowionymi w siedzibie firmy, w jej lokalnej sieci komputerowej (LAN).

Jak pracownik połączy się z siecią komputerową firmy przez VPN?

Dostępne są dwie drogi: sprzętowa lub programowa (hardware lub software). Hardware wymaga podłączenia po stronie pracownika i jego rutera dodatkowego urządzenia, np. rutera z wbudowaną obsługą VPN. Informatyk lub administrator sieci firmy musi skonfigurować takie urządzenie i przesłać je pracownikowi, albo dać instrukcję do samodzielnej konfiguracji pracownikowi, pod warunkiem jednak, że poradzi on sobie z tym, a więc taka konfiguracja wtedy musi być prosta i szybka. Sprzętowe rozwiązanie polecane jest wtedy jeśli pracownik obok komputera będzie miał również sprzętowy telefon IP lub jeśli oczekujesz stabilniejszego połączenia VPN bez obciążania komputera pracownika. Wykorzystanie telefonii internetowej VoIP, której dane głosowe będą przechodzić przez firmową sieć VPN, pozwoli na wykonywanie i odbiór połączeń telefonicznych, tak jakby pracownik był w biurze siedziby firmy. W takie sytuacji wybieranie wewnętrznych numerów telefonów nie jest problemem, a telefoniczne połączenia zewnętrzne rozliczane są na koszt pracodawcy w ramach telefonii stacjonarnej VoIP.

Programowa integracja VPN polega na zainstalowaniu oprogramowania VPN na komputerze pracownika. Software będzie przekierowywał całość lub część (w zależności od ustawień) przesyłanych danych przez lokalną sieć komputerową firmy. W tym wariancie możesz zainstalować telefonię VoIP za pomocą komputerowej aplikacji.

Komputer u zdalnego pracownika

Idealnym rozwiązaniem jest przekazanie pracownikowi laptopa z zainstalowanym oprogramowaniem i skonfigurowanym pod kątem bezpieczeństwa. Tańszą alternatywą jest przekazanie płyty lub pendrive’a z zainstalowanym systemem Linux, które uprzednio został skonfigurowany do bezpiecznej pracy. Nie zawsze dodatkowa konfiguracja Linuxa będzie konieczna, np. wtedy kiedy korzysta się w pracy z narzędzi online („chmura”) dostępnych przez przeglądarkę internetową. Zainstalowanie samego systemu Linux na płycie lub pendrivie nie jest trudne. Na co pozwala to rozwiązanie?

Płytę lub pendrive z systemem Linux pracownik uruchamia na swoim prywatnym komputerze. Cała jego praca jest odizolowana od prywatnego systemu operacyjnego komputera pracownika, który to system mógłby nie być bezpieczny. Ta wersja Linuksa, nazywa się „Live”. Nie jest ona instalowana na komputerze na stałe. Po wyjęciu płyty lub pendrive’a z komputera, wszystkie zapisane w systemie dane zostają utracone – chyba, że pracodawca dokonał odpowiednich modyfikacji w Linuksie. Dlatego ta wersja świetnie nadaje się do pracy zdalnej, gdzie wszelkie prace na stałe zapisuje się w „chmurze” lub na odrębnym nośniku danych.

Które rozwiązanie do pracy zdalnej jest najlepsze dla pracodawcy?

Ustal jakie masz zasoby firmy, czy twoi pracownicy muszą się łączyć z wewnętrznymi zasobami firmy. Jeśli tak przeanalizuj kwestie VPN lub „chmurowych” usług zdalnego dostępu ze swoim informatykiem lub administratorem sieci komputerowej, czy również z dyrektorem operacyjnym.

Gdy firma jest mniejsza i nie stać jej na utrzymywanie serwerowni, pracowników IT do zarządzania serwerem, albo po prostu nie ma takiej potrzeby, to warto wykorzystać rozwiązania dostępne w tzw. „chmurze”. W tym przypadku zarządzanie systemem IT przechodzi na dostawcę systemu, a ty otrzymujesz gotowe rozwiązanie do działania. Takie rozwiązania często znane są jako „Software as a Service” (SaaS).

Oprogramowanie jako Usługa (skrót z ang: SaaS) polega na dostarczaniu tobie gotowego rozwiązania w formie usługi. Nie musisz się martwić o aktualizację oprogramowania, bezpieczeństwo danych, zarządzanie systemem IT, bo tym zajmuje się dostawca usługi. Główną opłatą jest abonament, który wliczasz w koszty. Ewentualne dodatkowe opłaty zależą już od produktu i oferty z jakiej korzystasz. Obecnie na rynku jest mnóstwo przeróżnych programów udostępnianych jako usługa (SaaS) i nie musisz ograniczać się tyko do rozwiązań polskich firm. W praktyce możesz przenieść całą firmę „do chmury” – tak duże są możliwości. Zaletą rozwiązania SaaS jest często łatwość zakupu, podobna do sklepu internetowego oraz szybkie wdrożenie i uruchomienie usługi.

Bądź powiadomiony

Jeśli napiszę coś nowego o domowych Sieciach Komputerowych, chcesz być o tym powiadomiony? Brak spamu.